Julkiset ostolaskut auki: näin pienyrittäjä löytää piilossa olevat julkiset hankinnat
Moni pienyrittäjä karttaa julkisia hankintoja mielessään satojen sivujen tarjouspyynnöt ja HILMA-byrokratia. Kunnan ja Valtiokonttorin ostolaskudatan perkaus näyttää kuitenkin toisenlaisen todellisuuden: kynnyksen alla liikkuu valtava summa rahaa suoraostoina.
Kuntaliiton, Suomen suurimpien kaupunkien ja Valtiokonttorin avointen ostolaskudatojen analysointi paljastaa tämän piilotetun markkinan, joka tarjoaa huikean potentiaalin ketterille pk-yrityksille.
Alle 60 000 euron kansallisen kynnysarvon jäävät hankinnat tehdään suoraostoina pienyrityksiltä. Ostopäätöksen tekee usein yksittäinen osastopäällikkö tai viranhaltija omalla budjetillaan ilman julkista tarjouskilpailua.
Näissä prosesseissa ei vaadita raskasta kilpailutusta HILMA-portaalissa, vaan päätökset tekee usein yksittäinen viranhaltija tai tiimiesimies oman budjettinsa puitteissa.
Mitä ostolaskudata tarkalleen paljastaa?
Kun kävimme läpi julkishallinnon ostolaskuja myyntistrategiaprojektissamme, huomasimme nopeasti, mihin raha todellisuudessa menee ja ketkä sitä jatkuvasti laskuttavat.
Ostolaskujen perusteella kunnat ja virastot ostavat jatkuvasti kolmea palvelutyyppiä suoraan pienyrityksiltä:
1. Asiantuntijakonsultointi ja koulutus
Kuntien ja virastojen ostolaskuista nousee esiin jatkuva tarve henkilöstön kehittämiselle. Julkinen sektori ostaa suoraostoina esihenkilövalmennuksia, fasilitoituja tiimipäiviä, työhyvinvointiluentoja, konfliktinratkaisupalveluita sekä johtoryhmän asiantuntijasparrausta. Näitä ostetaan tyypillisesti 2000 - 8000 euron kokonaisuuksina, jotka mahtuvat yksittäisen toimialajohtajan tai osastopäällikön budjettiin ilman ylemmän tason hyväksyntäkierroksia.
2. Viestinnän, markkinoinnin ja median palvelut
Toisin kuin usein luullaan, julkishallinto ei tee kaikkea in-house-työnä. Kaupungit ja hankkeet ostavat valtavasti viestinnän pienpalveluita ulkoa. Datan perusteella näitä ovat muun muassa podcastien äänitys- ja leikkauspalvelut, rekrytointikampanjoiden graafinen suunnittelu, kohdennettu some-sisällöntuotanto, drone-videokuvaukset sekä erilaisten pienten hankeverkkosivustojen ketterä pystytys ja ylläpito.
3. Erikoistuneet kiinteistö- ja IT-palvelut
Organisaatioiden omat IT- tai kiinteistöosastot ovat usein ylikuormitettuja. Ostolaskut osoittavat, että apuun huudetaan usein paikallisia pk-yrityksiä, kun kyseessä on nopea täsmätyö. Tällaisia voivat olla ylimääräiset tietoturva-auditoinnit, asiantuntijaohjelmistojen erikoistuki, tilamuutosten suunnittelu tai erityislaitteiden huoltotyöt, joihin talon omalla henkilöstöllä ei ole aikaa tai erityisosaamista.
Miten päästä kiinni näihin julkisiin suoraostoihin?
HILMA-portaalin kyttäys on ajanhukkaa pienhankinnoissa. Suoraostoissa myynti toimii tismalleen samalla tavalla kuin B2B-kaupassa: ottamalla proaktiivisesti yhteyttä suoraan budjetista vastaavaan henkilöön.
Kun katsot ostolaskuista, mitä tietty kaupungin osasto on aiemmin ostanut, tiedät tarkalleen mitä heille kannattaa tarjota. Yksi suora soitto oikealle osastopäällikölle avaa tien ensimmäiseen pienhankintaan.
- Ostolaskudatan kartoitus: Tutki organisaatioiden ostohistoriaa ja tunnista toistuvat pienhankinnat.
- Oikeiden päättäjien kontaktointi: Ota suoraan yhteyttä yksittäisistä budjeteista vastaaviin viranhaltijoihin HILMA-portaalin sijaan.
- Konkreettinen ratkaisuehdotus: Tarjoa nopeaa täsmäratkaisua tunnistettuun tarpeeseen ilman byrokraattista viivettä.
Luottamus on julkisen ostajan tärkein kriteeri
Julkinen ostaja hakee aina vähäriskisintä ratkaisua. Kun osoitat konkreettisilla vahvoilla referensseillä toimittavasi työn ajallaan ja budjetissa, viranhaltija tilaa mielellään suoraan sinulta sen sijaan, että aloittaisi raskaan toimittajahakuprosessin. Me Yritystaidossa autamme mielellämme rakentamaan tällaisia palvelukokonaisuuksia.
Viranhaltijalle on huomattavasti riskittömämpää ja tehokkaampaa ostaa palvelu proaktiiviselta, luotettavalta asiantuntijalta, joka ehdottaa suoraan valmista ratkaisua heidän ongelmaansa, kuin lähteä sokkona hakemaan uutta, tuntematonta toimittajaa avoimilta markkinoilta.
Lähde: Analyysin perustana on hyödynnetty kuntien, hyvinvointialueiden ja Valtiokonttorin julkaisemaa avointa ostolaskudataa (Avoindata.fi).